紙質文檔管理系統讓企業文檔管理變得簡單高效

---

文檔是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文檔資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果。很多時候，文檔管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。 那么，有沒有什么工具可以充分滿足文檔管理的各項需求，從而讓相關工作變得簡單高效呢？ 當然有！據了解，由廈門科技推出的紙質文檔管理系統是一款基于OCR、圖像處理及秒級全文檢索等技術的企業級數據管理工具，支持將紙質文檔資料電子化，并搭建起一個統一的一站式紙質文檔管理平臺，以確保文檔資料實現永久保存，隨時隨地調用。 紙質文檔快速錄入靈活調用 首先是紙質文檔錄入，想要實現線上管理，文字錄入環節無法跳過。而紙質文檔管理系統在文字錄入方面，采用了先進的OCR文檔識別技術，利用光學設備（照相機、掃描儀等）將紙質文檔保存為電子圖片，再導入紙質文檔管理系統中，就可以在短時間內完成整頁文字錄入，比手動要快，而且還能智能糾錯。 同時，系統搭載了云端服務，可輕松實現包括iOS、Android、web在內的多平臺互通。也就是說，只要你身邊有手機、iPad或電腦等終端設備，就都能夠實時調用你所需的文檔資料。 智慧分類智能檢索 紙質文檔電子化只是邁向數字管理的第一步，如何高效存儲和線上管理文檔信息才是重中之重。紙質文檔管理系統不僅支持文檔文件分類存儲，還能在存儲的基礎上自動添加備注信息，方便后期的查詢與檢索。可通過檢索文檔關鍵詞或是文檔名，只需一秒，就可以找到自己所需要的電子文檔與紙質電子圖像。 此外，紙質文檔管理系統還可跨空間、時間進行信息共享，通過文檔共享功能協助企業內部各個部門建立起必要的信息通道。線上共享，實現一份資料，多方共賞，有助于提升員工的辦事效率。 加密管理安全有保障 針對文檔安全問題，紙質文檔管理系統設置了權限控制功能。存儲的云端的文檔，不僅支持在線分享轉發，還可設置閱讀權限。通過設置權限，既不影響信息的傳播，還能保障信息安全。 通過紙質文檔管理系統，原先繁瑣且費時的文檔管理任務變得簡單有趣，讓企業員工充分有效地利用企業內部文檔的價值，從而促進企業的文檔管理走向系統化、科學化、規范化，提升企業綜合競爭力。